ワークフローをレッツシステム化│製品を比較してスピーディー承認

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システムを体験する

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ワークフローシステムはお試し期間で試すという方法や、セミナー等でシステムを体験するという方法があります。また、会社によってシステムの構築方法などが異なってくるので様々な会社の製品を比較していくことも必要です。

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時間の短縮

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ワークフローが難しいと、時間がかかってしまい、直前でバタバタすることやどこで稟議が止まっているのかわかりにくいというような事態が発生します。紙とシステムを比較するとシステムの方が効率的に早く処理をすることができます。

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様々なメリット

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ワークフローシステムは、申請を上げる側、承認をする側等様々な人たちにメリットがあります。書類と比較すると紛失というような危険もなくなる他、経路や交通費の計算ミス等をなくしていくことも可能です。

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スピーディーな対応

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会社などで稟議を上げる時など、書類などの紛失が発生することや、どこで稟議が止まっているのか等を把握することが難しいということもあります。また、書類のミスに気が付かず稟議が進み、最終段階でミスが発覚して書き直しを行うという経験をしたことがあるという人も多いです。稟議を上げる機会が多ければ多いほど、申請までに時間がかかってしまい、時間ギリギリに承認されて慌てるということもあります。時間の短縮を行いたいというような場合や、どこまで承認されているのか知りたいというような場合、ワークフローシステムを導入するという方法があります。ワークフローシステムは、パソコンやスマートフォンで上がってきた申請を承認することができるというものです。申請が上がってくるとメールなどで通知されるので、確認漏れもなくなります。また、書類と異なり全てシステムで管理することができるので紛失ということがありません。

ワークフローをシステム化することで、出張先など直接書類を見ることが出来ないようなところでも申請を確認することができます。空いている時間に一気に確認することも可能で、通勤途中や出張先のホテルなどから承認を行うこともできます。また、申請を行う方も経路の検索や料金の計算等のシステムが一緒になっていることで、計算違いや経路のミスなどを防ぐことができます。関係者全員で上がってきた申請を見ることができるので、誰の申請がないのか等も確認することができます。もし非承認というような場合も、コメントなどを残すことができるので、どうして非承認にしたのか等理由を記載していくことも可能です。ワークフローシステムは多くの会社が提供しています。それぞれのシステムに強みや特徴があるので、導入費用や導入後のサポート等を比較して自社に合った物を選んでいくことが重要です。

経営戦略として有効活用できるのがERPパッケージです。業務内容に合った使い方ができるので便利です。データを整理しやすいですよ。